โครงสร้างหัวข้อ
-
ที่มา : วีดิทัศน์ "ความสำคัญของคู่มือปฏิบัติงาน (ภาษาไทยเพื่ออาชีพ)" โดย ศูนย์หนังสือเมืองไทย -
คู่มือ เป็นคำศัพท์บัญญัติที่ตรงกับภาษาอังกฤษ คือ Handbook, Manual, Guide เป็นเอกสารที่นำเสนอเนื้อหาสาระเชิงวิชาการซึ่งจัดอยู่ในประเภทหนังสืออ้างอิง (Reference Book) และเป็นเอกสารในกลุ่มหนังสือที่มีลักษณะเฉพาะ มีสารสนเทศเกี่ยวกับข้อเท็จจริง, รายละเอียดเรื่องราว, หรือวิธีการทำงานในแต่ละขั้นตอน อาทิ พจนานุกรม สารานุกรม หนังสือรายปี อักขรานุกรมชีวประวัติ หนังสืออ้างอิงทางภูมิศาสตร์ นามานุกรมหรือทำเนียบนาม และหนังสือคู่มือ ศรีรัตน์ เจิงกลิ่นจันทร์ และคณะ (2539 : ไม่ปรากฏเลขหน้า) และเพชรรัตน์ บริสุทธิ์ (ม.ป.ป. : ออนไลน์) ซึ่งในภาษาอังกฤษ Handbook, Manual, Guide จะมีลักษณะที่แตกต่างกัน คือ
Handbook นำเสนอสารสนเทศที่แสดงทิศทางหรือแนวทางการปฏิบัติที่มีมาตรฐานและเป็นบรรทัดฐานตามนโยบายของหน่วยงานหรือองค์กรที่บุคคลต้องรู้และเข้าใจร่วมกันอย่างเท่าเทียม เช่น กฎหรือระเบียบปฏิบัติ, และใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะรูปเล่มหนังสือ
Manual นำเสนอสารสนเทศที่แสดงทิศทางหรือแนวทางการปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนเฉพาะงานโดยละเอียดสำหรับบุคคลเฉพาะกลุ่ม, แสดงเนื้อหาสาระเชิงเทคนิควิธีปฏิบัติและใช้สำนวนภาษาที่แสดงขั้นตอนอย่างละเอียด, และใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะรูปเล่มหนังสือ
Guide นำเสนอสารสนเทศที่แสดงทิศทางหรือแนวทางการปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนเฉพาะงานโดยย่อสำหรับบุคคลทั่วไป, แสดงเนื้อหาสาระที่กระชับ, ใช้สำนวนภาษาที่มีลักษณะสั้น, และใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะเอกสารหน้าเดียว, วีดิทัศน์, หรือเสียงบรรยาย -
นักการศึกษา อธิบายว่า คู่มือ (Manual) เป็นแหล่งสารสนเทศซึ่งรวบรวมเรื่องราวเฉพาะด้านในสาขาวิชาใดวิชาหนึ่ง โดยแสดงรายละเอียดและวิธีการทำงานเฉพาะเรื่องในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเพื่อประโยชน์ในการใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องหรือใช้เป็นแนวทางในการอ้างอิงข้อเท็จจริงในการทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งได้สำเร็จตามเป้าหมาย (คีรีบูน จงวุฒิเวศย์ และมาเรียม นิลพันธุ์ (2542 : 14), อนุชิต เชิงจำเนียร (2545 : 22), จุมพจน์ วนิชกุล (2545 : ออนไลน์), สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (2552 : 16 อ้างถึงโดย เรืองชัย จรุงศิรวัฒน์, 2554 : 1), นพมาศ อ่ำอำไพ (2553 : 10), เรืองชัย จรุงศิรวัฒน์ (2554 : 1), เพชรรัตน์ บริสุทธิ์ (ม.ป.ป. : ออนไลน์))
-
คู่มือมีหลายลักษณะ โดยทั่วไปแบ่งประเภทของคู่มือตามลักษณะเฉพาะได้ 4 ประเภท ดังนี้
1) คู่มือปฏิบัติงาน มีลักษณะเป็นสารสนเทศเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติงานเฉพาะเรื่อง
2) คู่มือรวบรวมความรู้เบ็ดเตล็ด มีลักษณะเป็นสารสนเทศเกี่ยวกับความรู้ที่สืบค้นได้ยากในสาขาวิชาต่างๆ
3) คู่มืออธิบายและตีความหมาย มีลักษณะเป็นสารสนเทศที่ชี้แจงเนื้อหาวิชาใดวิชาหนึ่งในแง่มุมต่างๆ
4) คู่มือให้ความรู้เฉพาะ มีลักษณะเป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวหรือเนื้อหาสำคัญโดยย่อ -
คู่มือเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้งานนานับปการ อาทิ หน่วยงาน, ผู้ปฏิบัติงาน, และบุคคลทั่วไปหลายประการ ได้แก่
1) ส่งเสริมให้การทำงานมีความถูกต้องตามระเบียบ กฎเกณฑ์ และก่อให้เกิดเป็นแบบแผนการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐานเดียวกัน
2) สร้างความตระหนักในหน้าที่และความรับผิดชอบให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน
3) อำนวยความสะดวกในการเรียนรู้งานและเสริมสร้างความมั่นใจในการทำงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
4) ลดระยะเวลาการทำงานและลดข้อบกพร่องของการทำงาน
5) ลดต้นทุนการทำงานหรือลดค่าใช้จ่ายในการทำงาน
6) ลดความขัดแย้งระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยระบุหน้าที่รับผิดชอบตามตำแหน่งงาน
7) เพิ่มประสิทธิภาพของผลการทำงาน -
โดยทั่วไป คู่มือจะมีองค์ประกอบหรือโครงสร้าง (Structure) ที่สำคัญ 3 ส่วนหลัก ซึ่งในแต่ละส่วนนำเสนอเนื้อหาสาระและรายละเอียดซึ่งแบ่งเป็นหัวข้อหลักและหัวข้อย่อย ซึ่งจะมีลักษณะเฉพาะที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ ได้แก่
ส่วนที่ 1 เรียกว่า ส่วนประกอบตอนต้น มีลักษณะเป็นหน้าเอกสารจำนวน 5 หน้า ได้แก่ หน้าปกนอก หน้าปกใน หน้าคำนำ หน้าสารบัญ และหน้าบัญชีตาราง / หน้าบัญชีภาพประกอบ (ถ้ามี)
ส่วนที่ 2 เรียกว่า ส่วนเนื้อหา มีลักษณะเป็นหน้าเอกสารที่นำเสนอเนื้อหาสาระตามโครงเรื่อง (Plot) ของสารสนเทศ ซึ่งประกอบด้วย หัวข้อหลัก หัวข้อย่อย และรายละเอียดของสารสนเทศ
ส่วนที่ 3 เรียกว่า ส่วนประกอบตอนท้าย มีลักษณะเป็นหน้าเอกสารจำนวน 3 หน้า ได้แก่ หน้าบรรณานุกรม หน้าภาคผนวก หน้าประวัติผู้แต่ง -
ลักษณะของคู่มือมีบทบาทสำคัญในการกระตุ้นความสนใจของผู้ศึกษาคู่มือ หากคู่มือมีลักษณะบางประการที่ไม่น่าสนใจอาจส่งผลให้ผู้อ่านไม่ประสงค์ที่จะอ่านคู่มือแต่อย่างใด ลักษณะที่ดีของคู่มือ แบ่งเป็น 3 ด้าน ได้แก่
(1) ด้านเนื้อหา
1) แสดงความถูกต้อง ตรงตามหัวข้อเรื่อง และมีระดับความยาก-ง่ายของภาษาที่เหมาะสมกับผู้ศึกษาคู่มือ นำเสนอเนื้อหาที่กระชับ ชัดเจน จดจำและเข้าใจง่าย
2) แสดงความสอดคล้องกับระดับความรู้พื้นฐานของผู้ศึกษาคู่มือ
3) แสดงลักษณะที่สนับสนุนต่อการประยุกต์ใช้ในสถานการณ์อื่น
4) แสดงกรณีตัวอย่าง ตาราง รูปภาพ แผนภูมิ หรือผังงาน (Flow Chart) ที่ส่งเสริมให้ผู้ศึกษามีความเข้าใจได้เป็นอย่างดี
5) แสดงลักษณะที่มีการปรับปรุงให้ทันสมัยและสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของวิทยาการใหม่ๆ
(2) ด้านรูปแบบ
1) แสดงรูปแบบและขนาดของตัวอักษรมีความเหมาะสมและชัดเจน
2) แสดงภาพหรือตัวอย่างประกอบความเข้าใจ
3) แสดงลักษณะการจัดรูปเล่มที่น่าสนใจและการกำหนดขนาดรูปเล่มมีความเหมาะสม
4) แสดงการนำเสนอเนื้อหาอย่างเป็นระบบ โดยการเรียงลำดับความยาก-ง่าย หรือเรียงลำดับตามหัวข้อที่ถูกต้อง
5) แสดงสารสนเทศเกี่ยวกับแหล่งอ้างอิงเพื่อการสืบค้นเพิ่มเติม
(3) ด้านการนำไปใช้
1) แสดงสารสนเทศที่ระบุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการใช้คู่มือ
2) แสดงสารสนเทศที่ระบุประโยชน์ของการใช้คู่มือ
3) แสดงสารสนเทศที่ให้คำชี้แจงหรือนำเสนอความรู้ที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้คู่มือเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
4) แสดงสารสนเทศที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดเตรียมสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานตามคู่มือ เช่น การเตรียมตัว การเตรียมวัสดุและอุปกรณ์ ฯลฯ5) แสดงคำถามหรือกิจกรรมเพื่อการตรวจสอบความเข้าใจของการปฏิบัติงานตามคู่มือ แสดงพื้นที่ว่างสำหรับการเขียนคำตอบ และแสดงแนวการตอบคำถาม
6) แสดงขั้นตอนและวิธีการใช้คู่มืออย่างชัดเจน
7) แสดงแนวทางการปฏิบัติงานที่ชัดเจนโดยใช้แผนภูมิ ตาราง หรือตัวอย่าง
8) แสดงข้อข้อควรปฏิบัติหรือสิ่งที่ควรปฏิบัติและข้อควรระวังหรือสิ่งที่ไม่ควรปฏิบัติเพื่อการป้องกันและแก้ปัญหาต่างๆ -
กระบวนการสร้างคู่มือมีความสำคัญต่อการออกแบบและผลิตคู่มือ การสร้างคู่มือเฉพาะด้านจะมีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกันตามวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ สำหรับการสร้างคู่มือการปฏิบัติงานโดยทั่วๆ ไป ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ
ขั้นที่ 1 วิเคราะห์งานที่ปฏิบัติ การสร้างคู่มือในขั้นนี้ ประกอบด้วย 3 กิจกรรม คือ
1) ทำการพิจารณาลักษณะของงานโดยแยกเป็นงานหลักและงานรอง เพื่อแสดงภาระหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งงานอย่างชัดเจน
2) เขียนแผนผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Flow Chart) เพื่อแสดงกระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน
3) ระบุปัจจัยที่จำเป็น (Input) สำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอน โดยแสดงหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
ขั้นที่ 2 วิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุ ประกอบด้วย 3 กิจกรรม คือ
1) แยกปัญหาและจัดกลุ่มปัญหา 2 ระดับ คือ ปัญหาที่มีสาเหตุจากกฎ ระเบียบ หรือข้อบังคับต่างๆ และปัญหาที่มีสาเหตุจากผู้ปฏิบัติงานทุกระดับตำแหน่งงาน
2) ทบทวนลักษณะของปัญหาการปฏิบัติงานเพื่อคาดคะเนแนวโน้มความสำเร็จของการแก้ไขปัญหา เช่น ปัญหาที่มีสาเหตุจากปัจจัยที่ควบคุมได้ ปัญหาที่มีสาเหตุจากปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้
3) จัดกลุ่มปัญหา 4 ลักษณะ คือ ปัญหาที่มีสาเหตุจากขั้นตอนการปฏิบัติงาน ปัญหาที่มีสาเหตุจากหลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน ปัญหาที่มีสาเหตุจากวิธีการปฏิบัติงาน และปัญหาที่มีสาเหตุจากเงื่อนไขการปฏิบัติงาน
ขั้นที่ 3 วิเคราะห์แนวทางแก้ไข ในขั้นนี้มีลักษณะเป็นการเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาซึ่งต้องมีความสอดคล้องกับสาเหตุของการเกิดปัญหา เช่น แนวทาง การพัฒนาความสามารถหรือสมรรถนะของบุคลากร แนวทางการพัฒนาคุณภาพการปฏิบัติงาน แนวทางการพัฒนาระบบการบริหาร แนวทางการพัฒนานวัตกรรมเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการแก้ไขปัญหา ฯลฯ
ขั้นที่ 4 วางแผนกำหนดโครงร่าง (Outline) หรือโครงเรื่อง (Plot) เพื่อเป็นแนวทางการสืบค้นข้อมูลสารสนเทศตามประเด็นสำคัญหรือหัวข้อหลัก ประกอบด้วย 2 กิจกรรม คือ
(1) จัดทำสารบัญวางโครงร่าง การกำหนดสารบัญของคู่มือการปฏิบัติงานโดยทั่วไป ประกอบด้วย 5 ประเด็นสำคัญหรือหัวข้อหลัก ได้แก่
บทที่ 1 บทนำ ประกอบด้วย หัวข้อย่อย 3 หัวข้อ คือ ความเป็นมา / ความจำเป็น (ภูมิหลัง) / ความสำคัญ วัตถุประสงค์ของการศึกษา และขอบเขตของการศึกษา
บทที่ 2 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ประกอบด้วย หัวข้อย่อย 3 หัวข้อ คือ บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง ลักษณะงานที่ปฏิบัติ และโครงสร้างการบริหารจัดการ
บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข ประกอบด้วย หัวข้อย่อย 4 หัวข้อ คือ หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน วิธีการปฏิบัติงาน เงื่อนไข / ข้อสังเกต / ข้อควรระวัง / สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน และแนวคิด / งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง
บทที่ 4 เทคนิคการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย หัวข้อย่อย 5 หัวข้อ คือ แผนกลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Flow Chart) วิธีการให้บริการหรือวิธีการสร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ วิธีการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน และจรรยาบรรณ / คุณธรรม / จริยธรรมในการปฏิบัติงาน
บทที่ 5 ปัญหา / อุปสรรค และแนวทางแก้ไขและพัฒนางาน ประกอบด้วย หัวข้อย่อย 3 หัวข้อ คือ ปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน แนวทางแก้ไขและพัฒนางาน และข้อเสนอแนะนอกจากนี้ หัวข้อส่วนท้ายของคู่มือ มี 2 หัวข้อ คือ บรรณานุกรม และ ภาคผนวก
บรรณานุกรม เป็นรายชื่อสิ่งพิมพ์หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการค้นคว้า ซึ่งจะต้องแสดงรายละเอียดข้อมูลทางการพิมพ์อย่างครบถ้วน, เขียนหรือพิมพ์ตามแบบมาตรฐานที่กำหนด, แยกกลุ่มบรรณานุกรมสิ่งพิมพ์ฉบับภาษาไทยและฉบับภาษาต่างประเทศโดยในแต่ละกลุ่มสิ่งพิมพ์จัดเรียงตามลำดับอักษรแบบพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานและพจนานุกรมภาษาอังกฤษทั่วไปภาคผนวก เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับคู่มือแต่ไม่ใช่เนื้อหาหลัก และเป็นส่วนที่เพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ผู้ศึกษาคู่มือมีความเข้าใจเนื้อหาสาระของคู่มือได้ชัดเจนมากขึ้น
(2) สร้างเนื้อหาสาระ การสร้างเนื้อหาของคู่มือมีหลักการสำคัญ 7 ประการ คือ
1) ความถูกต้องและความทันสมัยของเนื้อหา หมายถึง เนื้อหาสาระมีความถูกต้องตามหลักวิชาหรือหลักการปฏิบัติของสาขานั้นและเป็นที่ยอมรับในปัจจุบัน
2) ความสมบูรณ์และความลึก หมายถึง ความครบถ้วนของเนื้อหาสาระที่เป็นขอบข่ายของคู่มือในแต่ละบทและแต่ละหัวข้อ
3) ความถูกต้องของรูปแบบ หมายถึง การมีส่วนประกอบที่สำคัญของคู่มือ ได้แก่ มีการอ้างอิงแหล่งวิชาการที่ถูกต้อง, มีแบบแผนในการเขียนส่วนประกอบของการจัดทำรูปเล่ม, จัดทำบรรณานุกรมและภาคผนวกตามแบบสากล
4) การจัดเรียงลำดับเนื้อหา หมายถึง การเสนอเนื้อหาเรียงลำดับขั้นตอนเพื่อความเข้าใจ โดยง่าย
5) ความเหมาะสมและความถูกต้องในการใช้ภาษา หมายถึง การใช้สำนวนในการเขียน ตามแบบแผนของภาษาเขียนที่ถูกต้อง, ใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมและสื่อความหมายได้ดี
6) การเสนอแนวคิดของตนเอง หมายถึง การสอนแทรกความคิดเห็นเพิ่มเติม อาจจะเป็นข้อวิพากษ์วิจารณ์หรือข้อเสนอแนะอื่นๆ
7) ความมีคุณค่าของเนื้อหา หมายถึง ประโยชน์, ความสำคัญ, และความเชื่อถือได้ ของการใช้งานคู่มือเพื่อประกอบการปฏิบัติงานหรือเพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมและอ้างอิง -
การสร้างเอกสารทางวิชาการประเภทคู่มือสำหรับการปฏิบัติงานของครูผู้สอน ควรใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษ คือ Manual ด้วยเหตุว่า คู่มือ มีลักษณะเป็นเอกสารที่ใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะรูปเล่มหนังสือที่มีการจัดเรียงเนื้อหาสาระเป็นหัวข้อหรือบท ซึ่งแสดงสารสนเทศเกี่ยวกับวิธีการทำงานเฉพาะเรื่องโดยละเอียดในแต่ละขั้นตอน
คู่มือ ต้องมีองค์ประกอบหรือโครงสร้าง (Structure) ที่สำคัญ 3 ส่วนหลัก ได้แก่ ส่วนที่ 1 ส่วนประกอบตอนต้น, ส่วนที่ 2 ส่วนเนื้อหา, และส่วนที่ 3 ส่วนประกอบตอนท้าย ในแต่ละส่วนนำเสนอเนื้อหาสาระและรายละเอียดที่แบ่งเป็นหัวข้อหลักและหัวข้อย่อย ซึ่งจะมีลักษณะเฉพาะที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ
ในโลกแห่งเทคโนโลยี ความนิยมของการใช้คำศัพท์บัญญัติภาษาอังกฤษเพื่อสื่อความหมาย “คู่มือ” เปลี่ยนจาก “Manual” ไปสู่ “Guide” ด้วยเหตุว่า “Manual” สื่อความหมายเกี่ยวกับลักษณะบางประการที่ไม่น่าสนใจ เช่น ความน่าเบื่อของรูปแบบการนำเสนอและความล้าสมัยของสารสนเทศหรือเนื้อหาสาระ ซึ่งส่งผลให้ผู้อ่านไม่ประสงค์ที่จะศึกษาคู่มือแต่อย่างใด ในขณะที่ “Guide” สื่อความหมายเกี่ยวกับความน่าสนใจของรูปแบบการนำเสนอและความกระชับและความทันสมัยของสารสนเทศหรือเนื้อหาสาระ ซึ่งกระตุ้นความสนใจของผู้ศึกษาคู่มือได้เป็นอย่างดี ดังเห็นได้จาก บริษัทยักษ์ใหญ่ เช่น Microsoft, Apple, IBM ใช้คำ User Guides” หรือ “User’s Guides” เพื่อสื่อความหมายสารสนเทศที่มีรูปแบบและลักษณะการนำเสนอเนื้อหาสาระ “Manual” ทุกประการ อาจกล่าว ได้ว่า ในปัจจุบัน “Guide” เป็นคำที่ใช้ทดแทน “Manual” นั่นเอง -
-
แหล่งข้อมูลView
-
-
-
View Receive a grade Receive a passing grade
คำชี้แจง แบบทดสอบ เรื่อง การสร้างเอกสารทางวิชาการ : คู่มือปฏิบัติงาน เป็นแบบทดสอบชนิดเลือกตอบ จำนวน 5 ข้อ (4 ตัวเลือก)
ผู้ศึกษาจะต้องมีผลการทดสอบความรู้ผ่านเกณฑ์การตัดสินร้อยละ 80 (4 คะแนน) จึงจะถือว่าผ่านการทดสอบในบทเรียนนี้
-
-
-
แบบสำรวจView Submit feedback
-
-
(เฉพาะสมาชิก) เมื่อศึกษาข้อมูลทุกหัวข้อ ทำแบบประเมินความพึงพอใจ และทำแบบทดสอบผ่านแล้ว จะสามารถพิมพ์วุฒิบัตรได้